چهارده گام برای موفقیت در تحول کسبوکار
چهارده گام برای موفقیت در تحول کسبوکار
ایجاد تحول در کسب‌وکارها، کار سختی نیست. موفق شدن این تحول‌هاست که کار را پیچیده می‌کند. بسیاری از پروژه‌های تحول کسبوکار در طول مسیر با شکست مواجه می‌شوند. در اینجا می‌خواهیم گام‌هایی را که سازمان‌ها باید قبل و در طول مسیر تلاششان برای تحول کسبوکار خود مدنظر قرار دهند، بررسی کنیم.
یک: ارزیابی وضعیت فعلی کسبوکار
قبل از ورود به پروژه‌های تحول کسبوکار، باید دقیق و شفاف میزان گستردگی واقعی چالش‌ها را بفهمیم. تا بتوانیم با این چالش‌ها مقابله کنیم. بسته به محدودۀ پروژۀ تحول کسبوکار، دامنۀ بررسی‌مان را گسترش می‌دهیم. ممکن است لازم باشد تا تمامی جریان‌های کاری فعلی، رویه‌ها، سیاست‌ها و شیوه‌های به کار رفته در اجزای مختلف، واحدهای کسبوکار، بخش‌ها یا دپارتمان‌هایی را که قرار است تغییر کنند، مورد ارزیابی قرار دهید.
تنها بعد از اینکه تصویری روشن از فرآیندها و گلوگاه‌های موجود کسب‌وکارتان به دست بیاورید، می‌توانید در مسیر تحول کسبوکار گام‌های مطمئن بردارید.
دو. همراهی تیم مدیریت اجرایی
به علت پیچیدگی‌های تحول کسب و کار و تنوع منابع مورد نیازش، اجرا و پیاده‌سازی پروژه‌های تحول کسبوکار برای مدیران ارشد کار دشواری است. اما با توجه به نقش مهم مديريت ارشد در تعریف ارزش‌های اصلی، اهداف و فرهنگ سازمانی، لازم است تا پيش از اجراي برنامۀ تحول، مزايا و امتيازات آن براي تيم اجرايي، تشریح شود. این کار منجر به همراهي مستدام تيم اجرايي در به سرانجام رسيدن برنامۀ تحول کسبوکار می‌شود و رسيدن به اهداف سازماني را تسهیل می‌کند.
سه. همراهی سایر کارکنان
بعد از همراهی تیم مدیریت ارشد، گام مهم بعدی گرفتن توافق همکاری سایر کارکنان است. برای این که کارکنان بتوانند در این فرآیند همراهی کنند و با اهداف کسبوکار هماهنگ شوند، باید مزایای تلاش‌ها و اقداماتشان جهت تحول کسبوکار را بدانند.
کارکنان باید درک کنند که چرا این تغییرات برای آن‌ها و کسبوکار مفید است. فقط در این صورت می‌توان انتظار داشت که کارکنان در جهت رسیدن به اهداف مشترک همراه دیگر اجزای مجموعه باشند.
در اینجا، ارتباطات داخلی مناسب بسیار اهمیت دارد. کارمندان باید از نحوه تأثیر این تغییرات بر شغل و زندگی خود آگاه باشند.
چهار. مشارکت همۀ کارکنان در مکالمات روزانه
برای رسیدن به تحول کسبوکار موفق، کارکنان باید فرآیند تغییرات در سازمان را درک کنند. راهکار اصلی، درگیر‌کردن و مشارکت همۀ کارکنان در مکالمات روزانۀ شرکت است. این به معنای ارسال خبرنامه به همۀ کارکنان نیست؛ بلکه، به معنای ایجاد دیالوگ‌ها و گفتگوهای دوطرفه است تا بتوانند آزادانه نظرات خود را بگویند و افکارشان را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.
بسیاری از سازمان‌ها در تلاش برای ایجاد چنین فرهنگی هستند و بزرگ‌ترین مانع، استفاده از فناوری ارتباطی داخلی اشتباه مانند ایمیل و اینترانت است.
هرچند که پیاده‌سازی فنآوری‌های جدید ارتباطی که تضمین‌کنندۀ دسترسی آسان به اطلاعات مهم و پشتیبان ارتباطات دوطرفۀ کارکنان است، می‌تواند تلاش‌های تحول کسبوکار را ساده‌تر و موفقیت‌آمیزتر سازد.
پنج. تمرکز بر استراتژی ارتباطی
فناوری‌های دیجیتال ابزاری قدرتمند هستند، اما آن‌ها نیاز به هوش انسانی و جديت دارند تا به‌طور مؤثر مورد استفاده قرار گیرند. بدون وجود اعضای آگاه و درگیر در سازمان و نقشۀ راه بلندمدت دیجیتالی مبتنی بر اهداف شرکت، هر استراتژی تحول دیجیتالی شکست خواهد خورد.
هر پروژۀ تحول کسبوکار از همان ابتدا باید بر اساس ارتباطات روشن و پیوسته بین تیم پروژه، کلیۀ مدیران و کارکنان سازمان پایه‌ریزی شود. ارتباطات کارآمد تضمین می‌کند که همۀ افراد درگیر هستند و به کارکنان کمک می‌کند تا نقش‌های خاص خود و دسترسی به منابع برای رسیدن به اهداف را درک کنند.
علاوه بر این، ارتباطات پیوسته به ایجاد روحیۀ همکاری کمک می‌کند، منجر به شنیده شدن صداي کارکنان شده و اطمینان می‌دهد که همۀ اطلاعات مورد نیاز را برای رفع هرگونه مانع و چالشی که ممکن است اتفاق بیافتد، دارند.
به همین خاطر، ارتباطات شفاف در زمان تحول کسبوکار بسیار مهم است. علاوه بر این، آمار نشان می‌دهد که در سازمان‌هایی که از این اقدام پیروی می‌کنند، تحول موفقیتآمیز بیش از سه برابر بیشتر است.
شش. ایجاد فرآیند مدیریت تغییر اثربخش
تحول کسبوکار به معنای تغییر در سازمان است. بنابراین، مدیریت تغییر اثربخش، در این پروژه‌ها بسیار اهمیت دارد.
مدیریت تغییر اثربخش این امکان را ایجاد می‌کند تا تغییرات پیاده‌سازی شده را ردیابی، اندازه‌گیری و تجزیه‌وتحلیل کنید و چگونگی تاثیر آن بر فضای کاری را درک کنید. به یاد داشته باشید تیم‌هایی که مسئول اجرای تغییر هستند، باید ارتباط بسیار خوبی داشته باشند. ایجاد تغییر موفقیتآمیز بدون اطمینان از رسیدن اطلاعات صحیح به کارکنان در زمان مناسب غیرممکن است.
هفت. تعیین اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت شفاف
تعیین اهداف شفاف و برقراری ارتباط آن‌ها با کارکنان برای تحول کسبوکار جایگاه ویژه‌ای دارد. کارکنان باید اهدافی را که قرار است به آن برسند و چگونگی دستیابی به آن‌ها را به‌درستی درک کنند. اهداف کوتاه‌مدت کوچک‌تر را برای ایجاد انگیزه در كاركنان و تعدادی هدف بلندمدت و چشم‌انداز نیز برای جشن گرفتن با كل سازمان، تعیین کنید.
هشت. تقویت احساس فوریت
بدون احساس فوریت، ایجاد انگیزه و درگیر‌کردن کارکنان و سایر ذینفعان برای انجام اقدامات و شرکت در فرآیند تحول کسبوکار، دشوار است. بنابراین، برای پیاده‌سازی پروژه‌های تحول کسبوکار، رهبران ارشد باید احساس فوریت را تقویت کنند. برای این کار ارتباطات خوب رهبری بسیار مهم و کارگشاست.
نُه. از بین بردن ترس در محیط کار
تلاش برای تحول کسبوکار در سازمان‌ها، ممکن است احساس عدم اطمینان و ترس ایجاد کند و درنتیجه باعث شود تا فرد اين احساس نااميدي و ناکامي را به همکاران خود نيز انتقال دهد. در اینجا، مدیرانِ ارتباطات داخلی، مسئولیت غلبه بر مشکلات و حل تعارضات را بر عهده دارند.
تایج تحقیق فوربس نشان می‌دهد که تنها 38 درصد از کارکنان دوست دارند ناحیۀ امنی که درش جای گرفته‌اند را ترک کنند، برای به دست آوردن جایگاه بهتر. 62 درصد دیگر از ترجیح می‌دهند شرایطشان تغییری نکند. گروهی که در هرمحیطی پیدا می‌شوند و ریسک‌پذیر نیستند و اصطلاحا محافظه‌کارند.
بسیاری از کارکنان تصور می‌کنند که پروژه‌های تحول کسبوکار ممکن است نیاز به مهارت و تخصص آن‌ها را از بین ببرد. این امر عمدتاً در طی تلاش‌های تحول دیجیتالی اتفاق می‌افتد كه در آن افراد اطمینان دارند كه فناوری جدید جایگزین آن‌ها خواهد شد.
بااین‌حال، بر اساس تحقیقات، 8/67 درصد از شرکت‌ها گزارش می‌دهند که اختلال فناوری تأثیر خنثی تا مثبت بر ایجاد شغل داشته است و 3/37 درصد نیز از افزایش خالص اشتغال‌زایی به دلیل فناوری خبر داده‌اند.
بنابراین، با استراتژی مناسب ارتباطی با کارکنان، کارفرمایان باید از احساس امنیت کارکنان خود اطمینان حاصل کنند.
دَه. تقویتِ همکاری بین واحدها
تحول کسبوکار، فرآیندی است که بسیاری از واحدهای مختلف در آن سهیم هستند. بنابراین، آن‌ها باید بتوانند به‌راحتی باهم همکاری کرده و ارتباط برقرار کنند. برای دستیابی به هم‌افزایی بین واحدها، باید اطمینان حاصل کنید که سازمان از فناوری ارتباطی مناسبی برخوردار است.
یازده. انتخاب دقیق کانال‌های ارتباطی
اگر بخشی از یک سازمان بزرگید احتمالاً از چندین کانال داخلی مانند ایمیل، اینترانت، به اشتراک‌گذاری اسناد و راه‌حل‌هاي مدیریت پروژه و غیره با همکارانتان در ارتباطید. این‌ها همه ابزارهای مختلف ارتباطی درون سازمان است. پیچیدگی این اکوسیستم ارتباطی باعث می‌شود به‌سختی اطمینان حاصل شود که کلیه کارکنان دسترسی به اطلاعاتی دارند که برای تحول کسبوکار موفقیتآمیز مورد نیاز است.
دوازده. چابکی و تشویق ایده‌های جدید
چابک نبودن، اصلی‌ترین دلیل شکست پروژه‌های تحول کسبوکار است. تلاش شرکت‌هایی برای تحول کسبوکار به نتیجه رسیده که توانسته‌اند فرهنگ سازمانی خود را به یک شتاب‌دهند‌ۀ داخلی نوآور و پویا نزدیک کنند.
علاوه بر این، بیش از 47 درصد مدیران اجرایی ابراز داشته‌اند که آن‌ها برای ایجاد فرهنگ نوآوری در شرکت‌هایشان سرمایه‌گذاری کرده‌اند. با این وجود، اعمال رفتارهای جدید در سازمان‌ها بسیار سخت است. برای رسیدن به این هدف، کارکنان باید احساس راحتی کنند تا بتوانند صدا و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند.
این وظیفه‌ی رهبران و ارتباطات داخلی است که از طریق برقراری ارتباط کارآمد، پیوسته و باثبات با کارکنان این‌گونه رفتارها را ایجاد نمایند.
سیزده. از بین بردن شکاف مهارتی
از بین بردن شکاف مهارتی قبل از تحول و در طی فرايند انجام آن، چالشي است که اکثر سازمان‌ها با آن دست‌وپنجه نرم می‌کنند.
طبق تحقیقات، 90 درصد مشاغل در آینده به مهارت‌های دیجیتالی احتیاج دارند. در مقابل، 44 درصد از کارگران بین 16 تا 74 سال در اروپا مهارت‌های دیجیتالی پایه‌ای ندارند. بنابراین، سرمایه‌گذاری روی توسعۀ مهارت‌های جدید افراد برای تحول کسبوکار ضروری است.
چهارده. سنجش تعامل و مشارکت کارمندان
تا اینجا متوجه اهمیت ارتباط موثر بر روی تحقق موفقیتآمیز تحول کسبوکار شده‌اید. بااین‌حال، استراتژی ارتباطی بدون هدف ممکن است ارزش چندانی برای سازمان شما ایجاد نکند. افراد باید اثربخشی و پیامدهای پیام‌های داخلی را درک کنند.
آن‌ها باید درک کنند که کدام پیام‌ها موثرترند، کدام کانال‌ها برای ارسال آن پیام‌ها بهترند و کدام‌یک از کارکنان بیشتر از سایر اعضا درگیر بوده و مشارکت می‌کند.
چهارده گام بالا، پیش‌نیاز تحول کسبوکار در سازمان است. پیش‌نیازی که برآورده شدنش، نویدبخش موفقیت در مسیر تحول سازمانی خواهد بود.